Gruppengeschäft mit TOMAS
Im Gruppengeschäft ist ein Faktor massgebend für den Erfolg. EFFIZIENZ. Rasch und qualitativ hochwertig möchten wir den potenziellen Gruppengast mit tollen Angeboten der Region beliefern.
Mit dem Gruppenbuchungsmodul von TOMAS digitalisieren wir den Administrationsprozess rund um die Gruppenanfrage. So erreichen wir eine grösstmögliche Auslastung der Zimmer und Räumlichkeiten von Gruppenlokalitäten.
Die Nutzung des Gruppenbuchungsmoduls ist für Leistungsträger kostenlos. Nur bei Buchungserfolg erhebt Heidiland Tourismus auf der Grundleistung (Übernachtung ohne F&B; Raummiete) eine Kommission von 5%.
Mit dem Gruppenbuchungsmodul von TOMAS können wir Ihnen eine einfache, schnelle und automatisierte Abwicklung der Gruppenanfragen anbieten. Ohne grossen Aufwand haben Sie stets alle pendenten Anfragen im Blick. Freuen Sie sich auf mehr Buchungen und begeistern Sie Ihre zukünftigen Gäste mit purer Effizienz.
So funktioniert die Gästeanfrage im Gruppenbuchungsmodul
1. Gästeanfrage
Die Gästeanfrage wird von Heidiland Tourismus im Gruppenbuchungsmodul erfasst. Dem Gast wird der Erhalt der Anfrage automatisch bestätigt.
2. Weiterleitung an Leistungsträger
Über das System wird ein E-Mail mit der Anfrage an alle in Frage kommenden Leistungsträger versendet.
3. Angebotsabgabe durch Leistungsträger
Der Leistungsträger gibt mittels Erfassungslink sein Angebot mit den entsprechenden Storno- und Zahlungskonditionen ein oder er teilt Heidiland Tourismus seine Absage mit Begründung mit.
4. Angebotserstellung für Gast
Das System erstellt aus den eingegangen Leistungsträger-Offerten ein personalisiertes Angebot für den Gast und versendet dieses automatisch.
5. Zu- oder Absage durch Gast
Akzeptiert der Gast ein Angebot, wird der entsprechende Leistungsträger darüber informiert und die Buchung vom System vorgenommen. Die weiteren Details (inkl. Inkasso) werden direkt zwischen Leistungsträger und Gast geklärt. Die übrigen Leistungsträger werden informiert, dass ihr Angebot nicht erfolgreich war. Lehnt der Gast generell das Angebot ab, werden sämtliche Leistungsträger automatisch darüber informiert.
6. Abschluss der Buchung
Nach der Abreise der Gäste wird über das Modul beim Leistungsträger nachgefragt, wie viele Personen effektiv vor Ort waren. Anhand dieser Daten wird die korrekte Kommissionsabrechnung erstellt.
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Dann melden Sie sich gleich an und profitieren Sie von mehr Gruppenanfragen. Zum AnmeldeformularVideo-Tutorials zum Gruppenbuchungsmodul
Gruppenbuchungsmodul von TOMAS verstehen in 6 Schritten.
Handbuch zum Gruppenbuchungsmodul
Handbuch Leistungsträger GruppenbuchungsmodulFAQ zum Gruppenbuchungsmodul
Antworten auf die häufigsten Fragen
Lohnt sich eine Zusammenarbeit mit Heidiland Tourismus?
Falls Sie über eine Gruppenlokalität verfügen, ja. Sie gehen kein Risiko ein und die Zusammenarbeit mit uns kostet nichts. Mit unserem Vertriebsnetzwerk erhöhen Sie die Möglichkeit, erfolgreich neue Gruppen beherbergen zu können. So füllen Sie Ihre Zimmer auch in der Nebensaison besser.
Bei jeder Gruppenanfrage entscheiden Sie individuell, ob und zu welchem Preis Sie ein Angebot machen können.
Welche Kosten kommen auf mich zu?
Die Zusammenarbeit mit Heidiland Tourismus ist kostenlos. Bei erfolgreicher Buchung gewähren Sie uns eine Kommission.
Die kommissionierbaren Umsätze verstehen sich wie folgt:
- Hotel/Gruppenunterkunft: 5% auf Zimmer/Frühstück
- Tagungsraum/Tagungsstätte/Eventlocation: 5% auf Raummiete
- Tagungspauschale: 5% auf Pauschale (ohne Zusatzleistungen)
- Rahmenprogramm/Event/Ticket: 10% auf Grundleistung (ohne Zusatzleistungen)
- F&B-Leistungen (HP/VP, Apéro, Festessen): Kommissionsfrei
Welche Verpflichtungen habe ich generell?
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Gruppengeschäft sind die folgenden Punkte wichtig.
- Rasche Beantwortung der Gruppenanfragen, damit wir den Gast innert 24 - 48h mit der Offerte erfreuen können
- Einhalten der gewährten Optionsfristen
- Angebot zu marktkonformen Gruppenpreisen
- Auch Absagen sind uns mitzuteilen, damit wir nicht erneut nachfragen müssen
Muss ich für die Teilnahme beim Gruppenbuchungsmodul meine Gruppenlokalität irgendwo erfassen und pflegen?
Nein - diese Arbeit übernehmen wir für Sie. Wir erfassen alle Details Ihrer Gruppenlokalität. Sie geben uns bei Anfragen einfach bekannt, ob und zu welchem Preis Sie die Gruppe beherbergen können.
Kann ich noch selber über die Verfügbarkeiten/Kontingente meiner Gruppenlokalität verfügen?
Natürlich - wir fragen Sie wie andere Gruppenvermittler mit gezielten Anfragen an. Dann geben Sie Ihr Angebot ab. Nur dieses Kontingent bleibt bis zu den vereinbarten Optionsfristen (werden pro Anfrage definiert) geblockt. Und hoffentlich entsteht daraus dann eine fixe Buchung :-).
Welche Kriterien gelten für die Preisgestaltung meines Angebots?
Unsere Empfehlung für Sie liegt auf der Ausrichtung von Preisen, die gruppenkonform, marktgerecht und attraktiv sind. Die Preiskalkulation erfolgt grundsätzlich pro Zimmer und Nacht. Je nach Anfrage und Abgabe des Angebots kann dies eine Umrechnung erfordern. Wir raten Ihnen, unser Handbuch zum Gruppenbuchungsmodul für detaillierte Informationen sorgfältig durchzulesen. Bei Fragen stehen unsere Infostellen-Mitarbeitenden im Gäste Service gerne zur Verfügung.
Wie lange habe ich Zeit, nach Eingang der Anfrage mein Angebot abzugeben?
Nach Erhalt der Anfrage durch Heidiland Tourismus haben Sie eine Frist von 48 Stunden, um Ihr Angebot zu unterbreiten. Es hat sich gezeigt, dass eine zügige Angebotsstellung die Wahrscheinlichkeit einer Buchung deutlich erhöht.
Wie kann ich den Überblick über all meine Anfragen behalten?
Sie können nach Abgabe eines Angebots in Ihrer Pflegemaske eine Übersicht aller offenen oder abgelehnten Anfragen ihrerseits einsehen. Dies ermöglicht es Ihnen, den Überblick zu bewahren und bereits abgegebene Angebote zu überprüfen.
Ist das Ganze nicht etwas kompliziert?
Überhaupt nicht - im Gegenteil. Wir erfragen beim Gast so viele Informationen wie möglich, bevor wir sie elektronisch an Sie weiterleiten. Sie geben mit ein paar wenigen Klicks ihr Angebot ab und der Gast erhält schnell eine qualitative Offerte. Ab Zeitpunkt der Buchung übernehmen dann Sie direkt die weitere Kommunikation und Planung mit der Gruppe. Auch das Inkasso bleibt in Ihren Händen (wir stellen nur nachträglich quartalsweise die Kommission in Rechnung).
Haben Sie noch weitere Fragen?
Wir helfen Ihnen gerne.
